Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (E-Rechnung) empfangen können; ab 2027 und 2028 endet schrittweise die Ausstellung von Papier- und einfachen PDF-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.

Warum ein normales PDF keine E-Rechnung ist

Nach den Regeln des Wachstumschancengesetzes ist eine E-Rechnung nur ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Ein per E-Mail versandtes PDF gilt als sonstige Rechnung und ist nur in der Übergangszeit zulässig.

Die Formate: reines XML (XRechnung) und hybrides ZUGFeRD

In Deutschland gibt es zwei Hauptstandards: XRechnung (reines XML, Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD (hybrides PDF/A-3 mit lesbarer Ansicht und eingebettetem XML für die automatische Verarbeitung). Für B2B eignen sich ZUGFeRD 2.x oder XRechnung; bei ZUGFeRD erfüllen die Profile ab BASIC die Anforderungen, MINIMUM und BASIC WL dagegen nicht.

Der Zeitplan der Übergangsphase 2025 bis 2028

2025 und 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig (PDF mit Zustimmung der Empfänger). Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € E-Rechnungen ausstellen; die übrigen dürfen noch ein Jahr die bisherigen Formate nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle; bisherige EDI-Verfahren bleiben nur zulässig, wenn sich daraus die Daten nach EN 16931 gewinnen lassen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

IT und Buchhaltungssoftware vorbereiten

Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware (sevdesk, Lexware Office, DATEV, SAP) XML-Formate erzeugen und prüfen kann. Empfehlenswert sind ein eigenes Postfach für eingehende Rechnungen (etwa invoice@domain.de) und eine GoBD-konforme Archivierung mit unveränderbarer Aufbewahrung über acht bis zehn Jahre.

Was Sie prüfen sollten

  • Prüfen, ob Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen kann.
  • Einen eigenen Eingangskanal für E-Rechnungen mit automatischer Prüfung einrichten.
  • Ein revisionssicheres Archiv für die langfristige Aufbewahrung der XML-Dateien einrichten.
  • Wichtige Geschäftspartner über die Umstellung auf E-Rechnungen informieren.

Beispielsituation

Eine Agentur aktualisiert ihr Cloud-Rechnungsprogramm und erzeugt hybride ZUGFeRD-Rechnungen, sodass Firmenkunden die Rechnungspositionen ohne manuelle Eingabe importieren können.

Der nächste Schritt

Die E-Rechnung betrifft jedes in Deutschland registrierte Unternehmen; wer die Software rechtzeitig umstellt, vermeidet verzögerte Zahlungen von Firmenkunden.

Offizielle Informationen zum Thema

Checklisten und Beispiele sind organisatorische Empfehlungen. Die Anforderungen hängen vom Verfahren, von der Stadt und von Ihrer Situation ab; gleichen Sie sie vor dem Handeln mit der zuständigen Stelle ab. Rechts- und Steuerfragen besprechen Sie bitte mit einer dazu befugten Fachperson.

Dieser Artikel wurde mithilfe von KI erstellt. Das Beispiel veranschaulicht die Vorgehensweise und beschreibt keinen Kundenfall.