З 1 січня 2025 року в Німеччині набула чинності масштабна реформа: усі підприємства зобов'язані приймати електронні рахунки у структурованому машиночитаному форматі (E-Rechnung), а з 2027–2028 років виставляння паперових та простих PDF-рахунків між підприємствами всередині Німеччини поетапно припиняється.

Чому звичайний PDF-файл більше не вважається E-Rechnung

За новими правилами закону Wachstumschancengesetz електронним рахунком визнається лише документ, створений, переданий та отриманий у структурованому електронному форматі за європейським стандартом EN 16931. Звичайний PDF, надісланий електронною поштою, вважається «іншим рахунком» (sonstige Rechnung) і допускається лише у перехідний період.

Ключові формати: чистий XML XRechnung та гібридний ZUGFeRD

У Німеччині діють два основні стандарти: XRechnung (чистий семантичний XML-файл, обов'язковий для розрахунків із державними органами B2G) та ZUGFeRD (гібридний формат PDF/A-3, що поєднує візуальне подання для людини та вбудований XML-шар для автоматичної обробки програмами). Для B2B часто зручний ZUGFeRD 2.x або XRechnung; у ZUGFeRD вимогам відповідають профілі починаючи з BASIC, а MINIMUM та BASIC WL — ні.

Графік перехідного періоду 2025–2028 років

З 01.01.2025: усі компанії в Німеччині мають мати технічну можливість приймати E-Rechnung від постачальників. У 2025–2026 роках паперові та PDF-рахунки ще допускаються (PDF — за згодою одержувача). З 01.01.2027: компанії з оборотом за минулий рік понад 800 000 євро мають виставляти електронні рахунки; решта можуть ще рік використовувати попередні формати. З 01.01.2028: обов'язок поширюється на всіх; попередні EDI-процедури допускаються лише тоді, коли з них можна отримати дані за EN 16931. Рахунки до 250 євро та Kleinunternehmer від обов'язку виставляти E-Rechnung звільнені.

Як підготувати IT-інфраструктуру та бухгалтерський софт

Бізнесу необхідно переконатися, що облікова система (sevdesk, Lexware Office, DATEV, SAP) оновлена для генерації та валідації XML-структур. Також рекомендується виділити спеціальну поштову скриньку для вхідних рахунків (наприклад, invoice@domain.de) та налаштувати систему архівації за стандартом GoBD з незмінним зберіганням файлів протягом 8–10 років.

Що перевірити

  • Перевірте готовність вашої ERP/бухгалтерської програми до генерації формату ZUGFeRD/XRechnung.
  • Організуйте виділений канал прийому електронних рахунків з автоматичною валідацією.
  • Налаштуйте юридично значущий архів для довгострокового зберігання структурованих файлів XML.
  • Повідомте ключових контрагентів про готовність до переходу на E-Rechnung.

Приклад ситуації

Агентство оновило хмарну систему виставлення рахунків та увімкнуло генерацію гібридного формату ZUGFeRD 2.2, і корпоративні замовники змогли автоматично імпортувати позиції рахунків без ручного введення.

Наступний крок

Перехід на E-Rechnung є неминучим для кожного зареєстрованого в Німеччині бізнесу; своєчасне налаштування софту запобігає затримкам платежів від корпоративних партнерів.

Офіційна інформація на тему

Чеклісти та приклади — організаційні рекомендації. Вимоги залежать від процедури, міста та вашої ситуації; перед дією звіряйте їх з установою чи організацією, до якої звертаєтеся. Юридичні та податкові питання обговорюйте з уповноваженим спеціалістом.

Матеріал підготовлено за допомогою ШІ. Приклад ілюструє підхід і не є описом клієнтського кейсу.