Mit dem Werkstudentenstatus können Unternehmen qualifizierte Studierende für fachnahe Aufgaben beschäftigen und dabei deutlich an Sozialabgaben sparen. Der Staat fördert die Verbindung von Studium und Praxis, wenn klare Zeitgrenzen eingehalten werden.

Voraussetzungen und die 20-Stunden-Regel

Entscheidend ist, dass das Studium die Hauptbeschäftigung bleibt (ordentliches Studium). Während der Vorlesungszeit dürfen Werkstudenten höchstens 20 Stunden pro Woche arbeiten. Mehr ist nur in den Semesterferien oder bei Arbeit ausschließlich abends und am Wochenende erlaubt (26-Wochen-Regel).

Ersparnis bei den Sozialabgaben

Der wichtigste Vorteil des Werkstudentenprivilegs: Weder Arbeitgeber noch Studierende zahlen Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Es bleibt nur die Rentenversicherung (18,6 %, je zur Hälfte von Unternehmen und Studierenden getragen).

Besteuerung und Steuerklasse

Der Lohn wird nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) versteuert. Bei der ersten und einzigen Beschäftigung gilt Steuerklasse 1. Liegt das Einkommen unter dem Grundfreibetrag (2026: 12.348 €), wird die einbehaltene Lohnsteuer über die Steuererklärung vollständig erstattet.

Nötige Unterlagen bei der Einstellung

Der Arbeitgeber benötigt eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung für das laufende Semester, die Steuer-ID, die Sozialversicherungsnummer und einen Nachweis der Krankenkassenmitgliedschaft. Zu jedem neuen Semester muss die Immatrikulationsbescheinigung in der Personalakte aktualisiert werden.

Was Sie prüfen sollten

  • Vor Vertragsschluss eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung anfordern.
  • Prüfen, dass die Arbeitszeit in der Vorlesungszeit 20 Stunden pro Woche nicht überschreitet.
  • Nur Beiträge zur Rentenversicherung berechnen, keine Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
  • Den Studierendenstatus jedes Semester neu nachweisen lassen.

Beispielsituation

Ein IT-Start-up beschäftigt einen Informatikstudenten mit 18 Stunden pro Woche; im Vergleich zu einer regulären Anstellung spart das Unternehmen rund 12 % des Lohns an Beiträgen zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, und der Student behält seinen Status.

Der nächste Schritt

Werkstudenten verbinden geringere Sozialabgaben mit motivierten Fachkräften, solange die 20-Stunden-Grenze streng eingehalten wird.

Offizielle Informationen zum Thema

Checklisten und Beispiele sind organisatorische Empfehlungen. Die Anforderungen hängen vom Verfahren, von der Stadt und von Ihrer Situation ab; gleichen Sie sie vor dem Handeln mit der zuständigen Stelle ab. Rechts- und Steuerfragen besprechen Sie bitte mit einer dazu befugten Fachperson.

Dieser Artikel wurde mithilfe von KI erstellt. Das Beispiel veranschaulicht die Vorgehensweise und beschreibt keinen Kundenfall.