Vertrieb und Kundendaten über verstreute Tabellen oder Dienste ohne Vertrag zur Datenverarbeitung zu führen, birgt spürbare rechtliche Risiken. Die Einführung eines CRM erfordert die Einhaltung der DSGVO und sauber eingerichtete Zugriffsrechte.

Anbieterwahl und Datenhaltung in der EU

Bei der Wahl eines CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho, Salesforce) ist der Serverstandort ein wichtiges Kriterium. Für deutsche Unternehmen sind Plattformen mit Rechenzentren in Deutschland (Frankfurt) oder in der EU vorzuziehen. Das verringert die Risiken einer Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Nach Art. 28 DSGVO muss das Unternehmen mit dem CRM-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließen. Die meisten großen Plattformen ermöglichen den elektronischen Abschluss im Administrationsbereich vor dem Import der Kontakte.

Löschkonzept und Recht auf Vergessenwerden

Das CRM muss Löschanfragen nach Art. 17 DSGVO unterstützen. Verlangt eine Person die Löschung, entfernt das System ihre personenbezogenen Daten in allen Modulen und behält nur Unterlagen, die nach Steuer- und Handelsrecht aufzubewahren sind (je nach Art sechs bis zehn Jahre).

Zugriffsrechte der Beschäftigten

Nach dem Need-to-know-Prinzip sollen Vertriebsmitarbeitende keinen unbegrenzten Zugriff auf den gesamten Kundenstamm und keine Massenexporte in private Dateien haben. Im System werden Rollen und ein Protokoll der Nutzeraktionen eingerichtet.

Was Sie prüfen sollten

  • Einen CRM-Tarif mit Datenhaltung in Rechenzentren in der EU wählen.
  • Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem CRM-Anbieter abschließen.
  • Rollen für Beschäftigte einrichten und unkontrollierte Exporte unterbinden.
  • Ein Verfahren für Löschanfragen betroffener Personen festlegen.

Beispielsituation

Ein Handelsunternehmen überführt seine Leads in eine europäische HubSpot-Instanz, schließt den AVV ab, archiviert veraltete Kontakte automatisch und besteht eine interne DSGVO-Prüfung.

Der nächste Schritt

Die Einführung eines CRM in Deutschland beginnt mit Datenschutz und AVV und schafft so eine sichere Grundlage für wachsenden Vertrieb.

Offizielle Informationen zum Thema

Checklisten und Beispiele sind organisatorische Empfehlungen. Die Anforderungen hängen vom Verfahren, von der Stadt und von Ihrer Situation ab; gleichen Sie sie vor dem Handeln mit der zuständigen Stelle ab. Rechts- und Steuerfragen besprechen Sie bitte mit einer dazu befugten Fachperson.

Dieser Artikel wurde mithilfe von KI erstellt. Das Beispiel veranschaulicht die Vorgehensweise und beschreibt keinen Kundenfall.