Eine Buchhaltung in einfachen Excel-Tabellen lässt sich kaum mit den GoBD vereinbaren, die unveränderbare Buchungen verlangen. Geprüfte Cloud-Software automatisiert Rechnungen, Belegerkennung und die Datenübergabe an die Steuerberatung.

Die Anforderungen der GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) verlangen, dass jeder Geschäftsvorfall zeitnah, vollständig, in richtiger zeitlicher Reihenfolge und ohne unbemerkte Änderungen erfasst wird. Die Software muss Änderungen protokollieren und digitale Belege langfristig revisionssicher aufbewahren.

Lexware Office: Funktionen, Oberfläche und Selbstständigkeit

Lexware Office (bis 2024 lexoffice) von Haufe-Lexware gehört zu den beliebtesten Lösungen für Freiberufler, kleine Unternehmen und Start-ups. Es bietet Belegerfassung per Smartphone mit Erkennung von Beträgen und Umsatzsteuer, automatischen Abgleich mit Banktransaktionen, ELSTER-Anbindung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und einen bequemen DATEV-Export.

sevdesk: Lager und flexible Einstellungen

sevdesk bietet erweiterte Funktionen für Handel und Dienstleistungen: Lagerbestände, Kundenkontakte (einfaches CRM), wiederkehrende Rechnungen (Abo-Rechnungen) und anpassbare Vorlagen. Der Dienst erkennt Belege mit KI und erstellt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Verbindung mit DATEV Unternehmen online und der Steuerberatung

Die meisten Steuerberatungen arbeiten mit DATEV. Moderne Cloud-Dienste können eine direkte Schnittstelle zum DATEV-Datenservice einrichten: Rechnungen, Kontoauszüge und gescannte Belege gehen am Monatsende per Knopfdruck über einen sicheren Kanal an die Kanzlei.

Was Sie prüfen sollten

  • Eine Software mit nachgewiesener GoBD-Konformität wählen (etwa mit einem Prüfbericht nach IDW PS 880).
  • Das Geschäftskonto für den automatischen Abgleich von Ein- und Ausgängen anbinden.
  • Format und Rhythmus des DATEV-Exports mit der Steuerberatung abstimmen.
  • Belege per App direkt beim Bezahlen erfassen.

Beispielsituation

Der Inhaber einer Agentur ersetzt verstreute Belegordner durch Lexware Office, verbindet das Bankkonto direkt und senkt den monatlichen Aufwand für die Unterlagen an die Steuerberatung von acht Stunden auf 40 Minuten.

Der nächste Schritt

Eine GoBD-konforme Cloud-Buchhaltung spart Hunderte Euro an Steuerberatungskosten und schützt bei Betriebsprüfungen vor Beanstandungen.

Offizielle Informationen zum Thema

Checklisten und Beispiele sind organisatorische Empfehlungen. Die Anforderungen hängen vom Verfahren, von der Stadt und von Ihrer Situation ab; gleichen Sie sie vor dem Handeln mit der zuständigen Stelle ab. Rechts- und Steuerfragen besprechen Sie bitte mit einer dazu befugten Fachperson.

Dieser Artikel wurde mithilfe von KI erstellt. Das Beispiel veranschaulicht die Vorgehensweise und beschreibt keinen Kundenfall.