Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festzuhalten. Seit 2025 genügt dafür in vielen Fällen die Textform, in bestimmten Branchen und für einzelne Vereinbarungen ist aber weiterhin Papier mit Unterschrift nötig.

Wann Papier mit Unterschrift nötig ist und wann Textform genügt

Seit dem 1. Januar 2025 können die Arbeitsbedingungen in Textform nachgewiesen werden, etwa als PDF per E-Mail, wenn das Dokument für die Beschäftigten zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber um eine Empfangsbestätigung bittet. Ausgenommen sind die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Logistik und weitere): Dort bleibt Papier mit Unterschrift Pflicht. Eine Befristung ist in jedem Fall nur wirksam, wenn sie vor Arbeitsbeginn schriftlich mit den Unterschriften beider Seiten vereinbart wird. Die wichtigsten Angaben (Vertragsparteien, Vergütung, Arbeitszeit) müssen spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen.

Pflichtangaben

Der Vertrag enthält: Namen und Anschriften der Parteien, Beginn des Arbeitsverhältnisses (bei Befristung auch das Ende), Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Zusammensetzung und Höhe des Entgelts mit Zuschlägen, Prämien und Fälligkeit sowie die vereinbarte Arbeitszeit, Pausen und Regeln für Überstunden.

Probezeit und Kündigung

Die Probezeit beträgt höchstens sechs Monate (§ 622 Abs. 3 BGB). In dieser Zeit gilt eine verkürzte Kündigungsfrist von zwei Wochen zu jedem Tag, ohne dass soziale oder betriebliche Gründe nötig sind (abgesehen von besonders geschützten Gruppen).

Urlaub und Überstunden

Das Bundesurlaubsgesetz sieht mindestens 20 Arbeitstage Urlaub bei einer Fünftagewoche vor; üblich sind 28 bis 30 Tage. Klauseln, nach denen „alle Überstunden mit dem Gehalt abgegolten“ sind, erklären Gerichte für unwirksam: Der Vertrag muss klar festlegen, wie viele Überstunden pro Monat abgegolten sind.

Was Sie prüfen sollten

  • Den Vertrag vor Arbeitsbeginn regeln: Befristungen auf Papier mit Unterschriften, in Branchen nach § 2a SchwarzArbG auch den Nachweis der Bedingungen.
  • Aufgaben und die Vergütung möglicher Überstunden klar formulieren.
  • Dauer der Probezeit und Kündigungsfristen genau angeben.
  • Die Zahl der Urlaubstage und die Arbeitszeiten festhalten.

Beispielsituation

Ein Arbeitgeber überarbeitet seine Musterverträge nach dem Nachweisgesetz, streicht die vage Überstundenklausel und legt eine Grenze von zehn Stunden im Monat mit gesonderter Vergütung fest.

Der nächste Schritt

Ein sorgfältig formulierter Arbeitsvertrag in der richtigen Form verhindert Arbeitsrechtsstreitigkeiten und Bußgelder.

Offizielle Informationen zum Thema

Checklisten und Beispiele sind organisatorische Empfehlungen. Die Anforderungen hängen vom Verfahren, von der Stadt und von Ihrer Situation ab; gleichen Sie sie vor dem Handeln mit der zuständigen Stelle ab. Rechts- und Steuerfragen besprechen Sie bitte mit einer dazu befugten Fachperson.

Dieser Artikel wurde mithilfe von KI erstellt. Das Beispiel veranschaulicht die Vorgehensweise und beschreibt keinen Kundenfall.