Rechnungen unterliegen in Deutschland den strengen Vorgaben des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Fehlt eine Pflichtangabe, verliert Ihre unternehmerische Kundschaft den Vorsteuerabzug, und es kommt zu Streit.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Jede Rechnung über mehr als 250 € brutto muss enthalten: vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmens und der Kundschaft, Steuernummer oder USt-IdNr, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und genaue Bezeichnung der Leistungen oder Waren sowie den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung bzw. den Leistungszeitraum.

Steuersätze, Beträge und Nachlässe

Im Rechenteil trennen Sie den Nettobetrag, den angewandten Steuersatz (19 % regulär oder 7 % ermäßigt), den Steuerbetrag und den Bruttobetrag. Werden Skonto oder Rabatte vereinbart, müssen deren Bedingungen auf der Rechnung stehen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Für Rechnungen bis einschließlich 250 € gelten vereinfachte Regeln (§ 33 UStDV). Es genügen Angaben zum leistenden Unternehmen, Ausstellungsdatum, Bezeichnung der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz (19 % oder 7 %). Angaben zur Kundschaft und eine Rechnungsnummer verlangt das Gesetz hier nicht.

Besondere Hinweise: § 19 UStG und Reverse Charge

Kleinunternehmer berechnen keine Umsatzsteuer, müssen aber auf die Steuerbefreiung hinweisen, etwa mit „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Bei Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten wird keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen; die Rechnung enthält beide USt-IdNr und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Was Sie prüfen sollten

  • Fortlaufende Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum prüfen.
  • Das genaue Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum angeben.
  • Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag trennen.
  • Bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge den vorgeschriebenen Hinweis ergänzen.

Beispielsituation

Ein Berater vergisst den Leistungszeitraum und seine Steuernummer; die Buchhaltung des Kunden zahlt erst nach einer Rechnungskorrektur, um Probleme bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Der nächste Schritt

Eine korrekte Rechnung nach § 14 UStG schützt den Ruf des Unternehmens und sichert der Kundschaft den Vorsteuerabzug ohne Verzögerung.

Offizielle Informationen zum Thema

Checklisten und Beispiele sind organisatorische Empfehlungen. Die Anforderungen hängen vom Verfahren, von der Stadt und von Ihrer Situation ab; gleichen Sie sie vor dem Handeln mit der zuständigen Stelle ab. Rechts- und Steuerfragen besprechen Sie bitte mit einer dazu befugten Fachperson.

Dieser Artikel wurde mithilfe von KI erstellt. Das Beispiel veranschaulicht die Vorgehensweise und beschreibt keinen Kundenfall.