Deutsche Behörden, Standesämter und Gerichte stellen hohe Anforderungen an ausländische Dokumente. Eine falsch angefertigte Übersetzung oder eine fehlende Apostille kann dazu führen, dass ein Dokument nicht anerkannt wird.

Die Apostille: wo und wann sie angebracht wird

Die Apostille nach dem Haager Übereinkommen bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis der Stelle, die das Dokument ausgestellt hat. Wichtigste Regel: Sie wird nur in dem Staat angebracht, dessen Behörden das Dokument ausgestellt haben. Ist der Staat nicht Vertragspartei des Übereinkommens, ist statt der Apostille eine Legalisation durch die Auslandsvertretung nötig.

Wer ermächtigte Übersetzer sind

In Deutschland fertigen öffentlich bestellte und beeidigte oder ermächtigte Übersetzerinnen und Übersetzer beglaubigte Übersetzungen an; sie werden von den Gerichten der Länder zugelassen. Übersetzungen, die im Ausland von einem Notar beglaubigt wurden, akzeptieren deutsche Behörden häufig nicht.

Beglaubigte Kopien

Für Hochschulen und Behörden werden oft amtlich beglaubigte Kopien verlangt. Beglaubigen lassen können Sie Kopien nicht nur beim Notar, sondern auch bei vielen Bürgerämtern oder Rathäusern, meist für wenige Euro pro Dokument. Klären Sie, ob die empfangende Stelle diese Form akzeptiert.

Die Datenbank der Gerichtsdolmetscher und -übersetzer

Eine zugelassene Übersetzerin oder einen zugelassenen Übersetzer in Ihrer Nähe finden Sie über die offizielle Datenbank justiz-dolmetscher.de. Die beglaubigten Übersetzungen werden mit Stempel und Bestätigungsvermerk auch per Post verschickt.

Was Sie prüfen sollten

  • Geburts- und Heiratsurkunden sowie Abschlüsse im Herkunftsland mit Apostille versehen lassen.
  • Übersetzungen nur bei in Deutschland zugelassenen Übersetzerinnen und Übersetzern beauftragen.
  • Darauf achten, dass die Übersetzung mit einer Kopie des apostillierten Originals verbunden wird.
  • Für Hochschulen und Banken einen Satz beglaubigter Kopien beim Bürgeramt anfertigen lassen.

Beispielsituation

Für die Eheschließung beim Standesamt beauftragt eine Antragstellerin über die Datenbank eine beglaubigte Übersetzung ihrer apostillierten Geburtsurkunde und erhält sie mit Stempel nach drei Tagen per Post.

Der nächste Schritt

Die Apostille gibt es nur im Ausstellungsstaat; lassen Sie die wichtigsten Urkunden vor dem Umzug nach Deutschland apostillieren.

Offizielle Informationen zum Thema

Checklisten und Beispiele sind organisatorische Empfehlungen. Die Anforderungen hängen vom Verfahren, von der Stadt und von Ihrer Situation ab; gleichen Sie sie vor dem Handeln mit der zuständigen Stelle ab. Rechts- und Steuerfragen besprechen Sie bitte mit einer dazu befugten Fachperson.

Dieser Artikel wurde mithilfe von KI erstellt. Das Beispiel veranschaulicht die Vorgehensweise und beschreibt keinen Kundenfall.